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CONGRESOS

Con una amplia trayectoria profesional en la organización de congresos y eventos. Ponemos a su disposición nuestra experiencia en la planificación, organización y dirección de congresos, para ofrecerle la opción que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto. Entre nuestros servicios a la hora de organizar congresos y eventos de empresas o particulares, podrá encontrar las siguientes facilidades:

Servicios de planificación y promoción

  • Identificación de las necesidades y determinación de la estructura organizativa, tareas y responsabilidades
  • Selección de la sede más idónea
  • Elaboración y desarrollo de un plan de comunicación (promoción en webs, prensa, instituciones,…)
  • Diseño, coordinación y producción de materiales (imagen, programas, anuncios, newsletters, boletines, distintivos, certificados, rotulación)
  • Creación y mantenimiento de la página web
  • Elaboración del mailing, envíos y seguimiento
  • Realización del informe final y cierre

Servicios de secretaría técnica

  • Control de inscripciones (registro en línea, atención a los participantes, confirmaciones, facturación y cobro, entrega de informes a la organización,…)
  • Control y gestión de reservas de hotel
  • Tramitación de viajes para ponentes y miembros de los diferentes comités
  • Diseño y coordinación de los actos sociales (inauguración /clausura, cena de gala, visitas guiadas)
  • Solicitud de créditos de formación continuada, reconocimiento de interés sanitario, tramitación de subvenciones
  • Elaboración de acreditaciones, certificados

Patrocinio y exposición comercial

  • Identificación y contacto con los posibles patrocinadores
  • Diseño del dossier de patrocinio
  • Coordinación de las necesidades de los patrocinadores
  • Organización y supervisión de las sesiones patrocinadas
  • Creación de un manual para los expositores
  • Diseño de un plano de exposición y asignación de los espacios
  • Coordinación de los servicios a los expositores durante la celebración del acto

Presupuesto y control financiero

  • Elaboración del presupuesto detallado y de su seguimiento
  • Control de ingresos y gastos, pagos de facturas e impuestos
  • Actualizaciones regulares del estado de las cuentas
  • Preparación y presentación del balance final

Servicios de secretaría científica

  • Gestión de las comunicaciones: recepción, clasificación, confirmación, revisión y publicación
  • Apoyo al Comité Científico
  • Coordinación de los ponentes, recopilación de ponencias, tramitación de reservas de hotel, viajes y pago de honorarios
  • Coordinación del programa científico (planificación de las sesiones y producción del programa)

Servicios de secretaria in situ

  • Montaje de las salas, equipos audiovisuales, área de acreditación, área de exposición comercial,…
  • Coordinación de los proveedores y servicios presupuestados (técnicos, azafatas, seguridad, limpieza,…)
  • Atención a los ponentes, comités, asistentes y gestiones protocolarias
  • Acreditación y entrega de documentación
  • Supervisión del desarrollo correcto del programa

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